Tietosuojaseloste 8.2.2024: Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Tämä tietosuojaseloste kuvaa Tilastokeskuksen asiakas- ja sidosryhmärekisteriä. Rekisteri sisältää Tilastokeskuksen asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen liittyviä henkilötietoja.

Tämä tietosuojailmoitus sisältää Euroopan unionin (EU) tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot rekisteröidylle (luonnolliselle henkilölle). Tämä ilmoitus annetaan rekisteröidylle henkilötietoja kerättäessä.

  1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Tilastokeskus

Postiosoite: 00022 TILASTOKESKUS

Käyntiosoite: Työpajankatu 13, Helsinki

Puhelin: 029 551 1000 (vaihde)

Yhteyshenkilö: Minna Purja-Roman puh. 029 551 3653

asiakashallinta1@tilastokeskus.fi

  1. Tietosuojavastaava

S-posti: tietosuoja@tilastokeskus.fi

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käyttötarkoitus: asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen (yhteydenpito asiakkaaseen, sopimushallinta, laskutus, suoritusten seuranta, tapahtumahallinta ja -viestintä). Tilastokeskuksen oman henkilöstön tietojen käsittely rekisterissä perustuu siihen, että henkilö on yhteyshenkilönä asiakassuhteessa tai jonkun sidosryhmän jäsen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaan:

        • rekisteröidyn antama suostumus: uutiskirjeet, julkistukset, tapahtuma- ja markkinointiviestintä (a alakohta)
        • sopimus tai tilaus, jossa rekisteröity on osapuolena (b alakohta)
        • lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (c alakohta) perustuen seuraaviin säädöksiin: laki Tilastokeskuksesta (48/1992) 3 ja 4 § ja Tilastokeskuksen työjärjestys (1.4.2022) 7 § Palvelualueiden yhteiset tehtävät 2 mom.
        • yleinen etu (e alakohta), joka toteutuu esimerkiksi tietosuojalain (1050/2018) 4.1 §:n perusteella.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterin tiedot säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) mukaisesti.

        • Tarjous-, sopimus-, laskutus- ja käyttölupatietoihin liittyvät tiedot, voimassaoloaika + enintään 10 v
        • Asiakas- ja sidosryhmätiedot, voimassaoloaika + enintään 10 v
        • Tapahtuma- ja markkinointiviesteihin liittyvät tiedot, 2 v
        • Uutiskirje- ja julkistustilaukset, voimassaoloaika

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri sisältää Tilastokeskuksen asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen liittyviä henkilötietoja. Kaikkien rekisteröityjen osalta henkilöiden yksilöintitietoina käytetään nimeä tai sähköpostiosoitetta.

Rekisteriin on tallennettu asiakkaiden ja sidosryhmien edustajien

  • yksilöintitietoja täydentävät lisätiedot, kuten tehtävänimike, työnantaja, tehtäväluokitus ja puhelinnumero
  • yksityishenkilöiltä laskutusta varten henkilötunnus (1.5.2020 lähtien)
  • olennainen yhteydenpitohistoria: tapaamiset ja yhteydenotot (sis. s-postit)
  • rooli ja osallisuus sidosryhmäyhteistyössä
  • tietoaineistojen ja muiden palveluiden tilaus- ja sopimustiedot
  • haetut ja myönnetyt käyttöluvat Tilastokeskuksen tietoaineistoihin
  • asiakaspalaute
  • osallistuminen Tilastokeskuksen järjestämiin tilaisuuksiin, tapahtumiin ja koulutuksiin
  • verkkokurssien suorittaminen
  • julkistusten ja uutiskirjeiden tilaustiedot.

Rekisteriin on tallennettu Tilastokeskuksen henkilöstön osalta

  • rooli ja osallisuus Tilastokeskuksen sidosryhmäyhteistyön toteuttamisessa sekä tietoaineistojen ja muiden palveluiden toimittamisessa
  • osallistuminen Tilastokeskuksen järjestämiin tilaisuuksiin, tapahtumiin ja koulutuksiin
  • julkistusten ja uutiskirjeiden tilaustiedot.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, sähköisestä lupapalvelusta, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta ja hakemistopalveluista.

Tilastokeskuksen henkilöstön tiedot on kerätty Tilastokeskuksen operatiivisista järjestelmistä.

  1.  Tietojen luovuttaminen

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuu palveluntoimittaja Innofactor Software Oyj järjestelmän huoltotoimenpiteiden ja kehittämisen osalta. Tietoteknisen kokonaisympäristön toiminnasta vastaa valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori. Tapahtumanjärjestäjille voidaan tapauskohtaisesti luovuttaa tapahtuman kannalta oleellisia tietoja ja osaa tiedoista voidaan käsitellä palveluntoimittajien järjestelmissä (esim. ClickDimensions, Webropol, Lyyti, Mailjet, Handi, Context TMS). Lisäksi henkilötietoja käsitellään tapauskohtaisesti palvelun laatua ja toteutumista selvittävissä tutkimuksissa. Maksu- ja laskutusliikennetietojen osalta tietojen käsittelyyn osallistuu Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet.  

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle, mutta joitakin järjestelmäteknisiä ylläpitotoimia voidaan tehdä alueen ulkopuolella.

  1. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, joilla olisi vaikutuksia rekisteröityjen oikeuksiin tai vapauksiin nähden.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Tietoa rekisteröidyn oikeuksista löytyy Tilastokeskuksen verkkosivuilta https://www.stat.fi/meta/tietosuoja/index.html.

  1. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti tietosuoja(at)om.fi

Puhelinvaihde 029 566 6700

Kirjaamo 029 566 6768

Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta www.tietosuoja.fi

  1. Muu informaatio

-